Verwaltungsmitarbeiter*in und Organisationstalent (m/w/d)

Einsatzort

Der Fachdienst Betreutes Wohnen in Bochum
Zielgruppe unseres Dienstes sind Menschen mit einer psychischen Erkrankung, einer Suchterkrankung oder einer geistigen Behinderung. Diese leben in Bochum in der eigenen Wohnung und werden durch unsere multiprofessionellen Teams bei der Bewältigung des Alltags und in ihrer Lebensführung unterstützt. Unter www.diakonie-ruhr.de/betreuteswohnen/psychische-erkrankung erfahren Sie mehr zu unserem Angebot.

Aufgaben

• Sie bearbeiten und erstellen nutzer*innen-bezogene Stammdaten und Statusinformationen, prüfen und pflege diese.
• Sie organisieren Betreuungsverträge von Erstellung über Versand und Rücklaufkontrolle bis zur Prüfung der Unterschriften und digitalen Ablage.
• Sie bearbeiten den Post- und Dokumenteneingang, ordnen Unterlagen zu, steuern die weitere Bearbeitung und sichern eine einheitliche elektronische Ablage.
• Sie erfassen und aktualisieren Fachleistungsstundenbudgets und Kostenzusagen, prüfen Abweichungen und stimmen das weitere Vorgehen mit den zuständigen Stellen ab.
• Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Fachdienst, darunter Schlüssel-, Transponder- und Smartphoneverwaltung, Materialbestellungen sowie die Koordination arbeitsmedizinischer Vorsorgetermine.
• Sie koordinieren den Informationsfluss mit Teamleitungen, Einrichtungsleitung, Kostenträgern und weiteren internen sowie externen Beteiligten.
• Sie unterstützen die Vereinfachung und Digitalisierung der Vertrags- und Dokumentenprozesse und wirken an einem digitalen Änderungsprozess einschließlich eines klaren Rollen- und Rechtekonzepts mit.
• Bei komplexen Einzelfällen sind Sie eine verlässliche Ansprechperson und koordinieren die Klärung mit Verwaltung und Leitung.

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung – alternativ einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Eine strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise sowie Freude daran, Fristen, Rückläufe und Datenqualität zuverlässig im Blick zu behalten.
• Eigeninitiative und Interesse daran, bestehende Abläufe zu hinterfragen, pragmatisch zu vereinfachen und nachhaltig zu dokumentieren.
• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und ein klares Verständnis für Rollen und Zugriffsrechte.
• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Kontakt mit Nutzer*innen, rechtlichen Betreuer*innen, Kolleg*innen und externen Stellen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und dem Office-Paket und die Bereitschaft, sich in Vivendi NG, Vivendi mobil, Vivendi PEP und weitere Fachsysteme einzuarbeiten.
• Die Stelle soll mit mindestens 30 Stunden wöchentlich besetzt werden, die maximale Stundenanzahl sind 39 Stunden.

Wir bieten

• Eine vielseitige Schnittstellenfunktion mit Gestaltungsspielraum für moderne, digitale Verwaltungsprozesse
• Eine sorgfältige Einarbeitung und Begleitung durch die jetzige Stelleninhaberin
• Eine langfristige Beschäftigungsperspektive in einem zukunftssicheren Arbeitsfeld
• Chancen der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Eine Vergütung und soziale Leistungen nach dem Tarif BAT-KF (inkl. Jahressonderzahlung und zusätzlicher Altersversorgung)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Corporate Benefits, Value App, JobRad und viele weitere Bedingungen für gutes Arbeiten